Zapytanie ofertowe na organizację trójstronnego spotkania integracyjnego dla dzieci i młodzieży w ramach projektu pn: PR/1/008/2018

Miłakowo, 03.04.2023 r.

Zapytanie ofertowe nr RGT.ZP.16.2023

„Trójstronne spotkanie integracyjne dla dzieci i  młodzieży”

w ramach projektu pn. „PR/1/008/2018”

Tryb udzielania zamówienia: Niniejsze postępowanie toczy się w oparciu o zasadę konkurencyjności określoną w aktualnie obowiązujących Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Regulaminu udzielenia zamówień publicznych przez Gminę Miłakowo o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych netto (Zarządzenie nr 1/2021 Burmistrza Miłakowa z dnia 04.01.2021r.)

1. Zamawiający:

Gmina Miłakowo, ul. Olsztyńska 16, 14-310 Miłakowo, NIP 741-20-25-674.

• Opis przedmiotu zamówienia:

W ramach zamówienia poszukujemy instruktora do poprowadzenia  Trójstronnego spotkania integracyjnego dla dzieci i młodzieży w ramach projektu pn. „PR/1/008/2018” współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa.

1. Dodatkowe informacje:

• Czas trwania spotkania 6 godzin zegarowych,
• Spotkanie dzieci i młodzieży narodowości: polskiej, ukraińskiej i amerykańskiej,

2. Zakres zamówienia:

• Przeprowadzenie zajęć i aktywności integracyjnych z pomocą własnych materiałów do prowadzenia zajęć,
• Przeprowadzenie konkursu plastycznego,
• Miejsce realizacji usługi: Zespół Szkolno – Przedszkolny im. Jana Pawła II w Miłakowie.
• Ilośc uczestników min. 50 osób

3. Zamawiający zapewni obsługę techniczną wydarzenia, zgodna w wymaganiami instruktora

5. Kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:

80500000-9 Usługi szkoleniowe

• Termin realizacji umowy:

Do uzgodnienia z zamawiającym w roku 2023.

1. Kryteria oceny oferty:

1.         Oceny ofert będzie dokonywał Zamawiający. Zamawiający może żądać udzielania przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz dokonać poprawek oczywistych pomyłek w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę.

2.         Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się kryteriami oceny ofert, o których mowa w ust. 3.

3.         W odniesieniu do wykonawców, którzy spełnili przedstawione warunki, Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów:

• Cena (C) - 100 %

4.         Kryterium „Cena” (C) - (waga 100%) - liczba punktów, które można uzyskać w przedmiotowym kryterium zostanie obliczona wg następującego wzoru: C=(C_min: C_oferty) x 100 pkt, gdzie:

C - oznacza punkty za cenę brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia,

C_min - oznacza najniższą cenę spośród złożonych ofert,

C_oferty - oznacza cenę badanej oferty

Porównywaną ceną będzie cena brutto ogółem za realizację zamówienia obliczona przez Wykonawcę zgodnie z przepisami prawa i podana w „Formularzu Ofertowym” (załącznik nr 1).

5.         Zamawiający może przyznać wykonawcy maksymalnie 100 punktów. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów.

• Termin i miejsce składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć w Urzędzie Miejskim w Miłakowie do dnia 24.04.2023 r. do godz. 08:00 (liczy się data wpływu do Urzędu).

Ofertę należy złożyć pisemnie, w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres wykonawcy oraz napis: „Oferta złożona w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe nr RGT.ZP.16.2023”.

2. Oferty złożone po terminie lub zawierające braki (brak wymaganych załączników) nie będą podlegać ocenie.

1. Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy:

Na ofertę składają się następujące dokumenty i oświadczenia w wersji papierowej:

1. Formularz ofertowy – zgodnie z załącznikiem nr 1;
2. Pełnomocnictwo w przypadku ustanowienia przez Wykonawcę pełnomocnika, oryginał udzielonego pełnomocnictwa lub notarialnie potwierdzoną jego kopię. Z treści pełnomocnictwa musi jednoznacznie wynikać zakres umocowania do czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności do podpisania i złożenia oferty.
3. Oświadczenie RODO – zgodnie z załącznikiem nr 3.

• Osoba prowadząca procedurę udzielania zamówienia i osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Aneta Gołębiewska - Kądziela, tel. 89 757 83 40, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Marta Gruszczyńska, Tel. 89 757 83 41, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

• Wykluczenia - informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych:

1.         W postępowaniu nie mogą brać udziału podmioty, które powiązane są z zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez:

1)         uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

2)         posiadanie co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

3)         pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

4)         pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Ocena spełniania warunku nastąpi na podstawie wypełnionego przez Wykonawcę załącznika nr 2 do zapytania ofertowego.

1. Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia:
2. Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić za zgodą obydwu stron wyrażoną na piśmie, w formie aneksu do umowy z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności takiej zmiany.
3. Zamawiający określa następujące okoliczności, które mogą powodować konieczność wprowadzenia zmian w treści zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty:

1)         wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć pomimo zachowania należytej staranności.

2)         zmiany terminu realizacji umowy w przypadku zawieszenia realizacji przedmiotu zamówienia przez zamawiającego,

3)         zmiany terminu realizacji umowy w przypadku wystąpienia przestojów i opóźnień zawinionych przez Zamawiającego,

4)         zamiany terminu realizacji umowy w przypadku działania siły wyższej (np. klęski żywiołowe, strajki), mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu umowy,

5)         zmiany terminu na skutek działań osób trzecich lub organów władzy publicznej, które spowodują przerwanie lub czasowe zawieszenie realizacji przedmiotu umowy,

6)         w przypadku urzędowej zmiany stawki VAT strony zobowiązują się do zawarcia aneksu do umowy regulującego wysokość VAT, tym samym zmiany wynagrodzenia określonego w §4 ust.1 niniejszej umowy. Koszty związane ze wzrostem stawki VAT pokrywa wykonawca,

7)         wystąpienia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy,

3. W przypadkach wystąpienia okoliczności określonych w ust.1 pkt.2)-5) strony ustalą nowe terminy realizacji, z tym, że minimalny okres przesunięcia terminu zakończenia równy będzie okresowi przerwy lub postoju.

Burmistrz Miłakowa

/-/ Krzysztof Szulborski

Załączniki:

1. Wzór_Umowy.doc

2. Załącznik_nr_1_Formularz_ofertowy.doc

3. Załącznik_nr_2_Oświadczenie_o_braku_podstaw_do_wykluczenia-1.doc

4. Załącznik_nr_3_oświadczenie_RODO.doc